UKÁŽKA ORGANIZAČNEJ ŠTRUKTÚRY FRANCÚZSKEJ CVIČNEJ FIRMY
Dobrý dojem, s.r.o. (cvičná firma), 40 rue de l’Ange, 63 000 Clermont - Ferrand
Organizačná štruktúra
Pracovné náplne (právomoci)
Oddelenie: Administratívne
Funkcia: Sekretárka
Operácie vykonávané na poste:
Organizovanie administratívnej práce:
- Zaznamenávať prijatú poštu používaním počítačového programu
- Zaznamenávať odoslanú poštu do zošita a/alebo do informačnej kartotéky
- Vykonávať vyhľadávania pri odosielaní a obdržaní dokumentov, ak je potrebné použitím informačného programu
- Určiť cieľové oddelenia pre poštu
- Zabezpečiť rozdelenie pošty pre rôzne oddelenia
- Koncipovať korešpondenciu na základe dodaných informácií od ostatných oddelení
- Realizovanie korešpondencie (napísanie a úprava)
- Vymyslieť a pripraviť hlavičkové listy
- Riadiť kartotéku adries v počítači (pridávanie, odoberanie, modifikácia a výber údajov) so správcom databáze údajov
- Tlačiť poštové reklamné prospekty
- Korešpondovať v angličtine
- Zvládnuť korešpondenciu vyššej kvality (vkladanie loga alebo grafov) používajúc mikroedičný program
Zabezpečiť komunikáciu informácií:
- Zabezpečiť monitorovanie na schôdzach
- Redigovať správy žiadané vedením, alebo iným oddelením
- Zrealizovať ich písomnú podobu a dbať na kvalitu ich prezentácie
- Zabezpečiť zhrnutie správ a dbať na ich dobrú distribúciu
- Starať sa o telefonáty, prípadne v angličtine
- Používať fax na posielanie správ
- Uskutočňovať vyhľadávanie pomocou Minitelu
Oddelenie: Administratívne
Funkcia: Úradník
Činnosti vykonávané na poste:
Spravovanie administratívnych dokumentov:
- Zabezpečiť zakladanie administratívnych dokumentov
- Archivovať prijatú poštu a katalógy
- Robiť kópie prijatých faxových správ
- Archivovať kópie odoslanej pošty a odpovedí na prijatú poštu
- Vykonávať ofrankovávanie zásielok (podľa hmotnosti a miesta určenia)
- Dbať na správnu expedíciu pošty
- Robiť fotokópie katalógov vo viacerých exemplároch
- Vykonávať evidovanie všetkých administratívnych dokumentov
- Zabezpečiť počítačovú tlač všetkých dokumentov a skontrolovať správnosť výsledku
- Zúčastňovať sa na tvorbe správy alebo obsahu schôdze
- Kompletizovať administratívne tabuľky spravovania pošty
- Vykonávať jednoduché počty a štatistiky výmeny pošty
Spravovanie administratívneho materiálu:
- Spravovať známky a administratívny materiál firmy
Zúčastňovať sa na komunikácii:
- Dodávať informácie firmy
- Zdvíhať telefóny a prepájať hovory
- Používať Minitel na vyhľadávanie
- Pripraviť správu na faxový prenos
- Odfaxovať správu
- Informovať personál o aktivitách iných firiem
Oddelenie: Administratívne
Funkcia: Edičná sekretárka
Činnosti vykonávané na poste:
Tvoriť makety:
- Našich katalógov
- Našich vonkajších dokumentov o firme
- Nových reklám
- Určitých objednávok klientov (navštívenky, hlavičkové papiere v rámci disponibilného času)
- Našich interných dokumentov
Realizovať makety:
- Používajúc informačné nástroje: počítač, tlačiareň, scaner, CD - ROM
- A používajúc programy: text. editor (Word), mikroedícia (PAGEMAKER, Xpress), dizajn a grafika (COREL DRAW)
- Vykonávať tlač dokumentov
Oddelenie: Obchodné
Funkcia: Obchodník-technik
Činnosti vykonávané na poste:
Spravovanie nákupov a predajov:
- Určenie podstaty a množstva prvotného materiálu na nákup
- Vyhľadávanie dodávateľov
- Vykonávanie rozpočtových požiadaviek na nákupy firmy
- Porovnávať dodávateľské ceny
- Oznamovať objednávky dodávateľom
- Kontrolovať príjem nákupov
- Udržovať kartotéku dodávateľov aktuálnu (manuálne aj počítačovo)
- Dodávať údaje rozpočtových výpočtov a faktúr
- Sledovať Minitel alebo noviny pre znalosť devízových kurzov
- Kontrolovať výpočty faktúr
- Upozorňovať klientov na nesplatené záväzky
- Spravovať delikátne prípady: neuspokojených dodávateľov alebo klientov vznášajúcich reklamácie
- Vykonávať štatistiky predaja pomáhajúce obchodnému rozvoju firmy:
- Výpočet obratu s francúzskymi a zahraničnými partnermi
- Výpočet rentability jednotlivých produktov...
Zabezpečenie obchodného rozvoja firmy:
- Definovať nové produkty
- Definovať želateľný vývoj existujúcich produktov
- Definovať obsah nových reklám
- Zorganizovať uvedenie nového produktu na trh
- Navrhovať úpravy katalógu
Oddelenie: Obchodné
Funkcia: Obchodná sekretárka
Činnosti vykonávané na poste:
Spravovanie obchodných dokumentov:
- Zaznamenávať objednávky klientov
- Kompletizovať zložky klientov
- Zaznamenávať objednávky dodávateľov (základné suroviny)
- Kompletizovať zložky dodávateľov
- Spravovať aktuálne zoznamy zásob na sklade
- Vyhľadávať prvky výpočtu rozpočtov a faktúr
- Realizovať faktúry a rozpočty
- Vykonávať jednoduché štatistiky predaja
- Riadiť prepravu tovarov
- Zabezpečiť prípadnú konverziu na zahraničné meny
- Používať textový editor alebo písací stroj na písanie faktúr, objednávok a pošty
- Zabezpečiť zakladanie všetkých dokumentov
Zúčastňovať sa komunikácie:
- Zúčastňovať sa na príprave reklamných dokumentov a katalógov
- Prijímať sťažnosti klientov
- Prekladať cudzie dokumenty do francúzštiny
- Komunikovať telefonicky v angličtine alebo spojiť hovor do zahraničia
- Sledovať Minitel kvôli všetkým právnym a finančným informáciám, ktoré oddelenie potrebuje
- Dbať na správnu expedíciu tovarov
Oddelenie: Účtovné
Funkcia: Účtovník
Činnosti vykonávané na poste:
Vykonávať všeobecné (syntetické) účtovníctvo:
- Kontrola počas vykonávania:
- Kontrolovať účty
- Kontrolovať denníky zachytené informačne
- Vykonávanie bankového styku
- Zostaviť mimoriadnu súvahu
- Práca po skončení obdobia:
- Pripraviť uskutočnenie inventarizácie
- Vykonať revíznu kontrolu
- Amortizácie
- Zásoby
- Úpravy (vysporiadania)
- Účtovný a fiškálny výstup
Vykonávať analytické účtovníctvo:
- Dohliadať na vypracovanie tabuliek na výpočet N a V
- Zostaviť rozpočty pre zvláštne objednávky
- Zostaviť predbežný rozpočet
- Analyzovať vývoj účtovnej situácie a navrhnúť investičné výbery
Zabezpečiť vonkajšie a vnútorné účtovné vzťahy:
- Realizovať rozpočtovú deklaráciu
- Dohliadať na sporné záležitosti
- Zabezpečiť väzbu s bankou a spoločníkmi
- Zabezpečiť väzbu medzi oddelením a zamestnancami
Oddelenie: Účtovné
Funkcia: Pomocný účtovník
Činnosti vykonávané na poste:
Viesť bežné účtovníctvo:
- Zaznamenávať účtovné písomnosti ručne a pomocou účtovného programu:
- Denník predajov
- Denník nákupov
- Pokladničný denník
- Denník rôznych operácií
- Spravovať platby klientov
- Zabezpečiť prípravu platieb dodávateľom
- Udržovať zložky klientov a dodávateľov ručne a/alebo na počítači
- Realizovať stavy bankového styku
- Účtovanie miezd
- Zabezpečiť overenie platobných dokumentov
- Pripraviť na základe dodaných prvkov priznania sociálnym organizáciam
Starať sa o právne aspekty:
- Vypracovať bežné rozpočtové priznania
- Dane nepriame
- Dane priame
- Riadiť sporné udalosti (objednávok, dodávok, faktúr)
Oddelenie: Personálne
Funkcia: Asistent
Činnosti vykonávané na poste:
Udržovať kartotéku zamestnancov:
- Pridávať informácie týkajúce sa nového zamestnanca
- Aktualizovať informácie týkajúce sa zamestnancov
Vykonávať správu platených dovoleniek:
- Zaznamenávať zobraté dovolenky
- Vykonávať výpočty dovoleniek
- Zabezpečiť rozdelenie dovoleniek medzi personál
Správa miezd:
- Vyhľadávanie prvkov platu, nech ide o akýkoľvek typ zamestnania (hodinový, mesačný, percentuálny z obratu, plný úväzok, polovičný úväzok
- Vyhľadávanie rôznych poplatkov a sadzieb, ktoré môžu byť aplikované zamestnancovi, alebo majiteľovi
- Vykonávať výpočet výplatných pások
- Zaznamenávanie všetkých užitočných údajov pomocou platobného programu
- Spravovať tlač výplatných pások
- Overiť správnosť dosiahnutých výsledkov
- Zabezpečiť presun všetkých potrebných dokumentov účtovnému oddeleniu
Riadenie ľudských zdrojov:
- Vypracovanie oznamu pre nábor
- Triedenie a odpovedanie na kandidatúry
- Zúčastňovať sa výberového konania
- Uviesť nových zamestnancov
- Zúčastňovať sa vypracovania adaptačného plánu
- Spravovať plánovanie obsadenosti postov
- Riadiť prezencie a absencie
- Sledovať oznamy ANPE (agentúra pre hľadanie zamestnania)
- Informovať zamestnancov o ponukách
- Vydávať osvedčenia o absolvovaní stáží
Autor prekladu z francúzskeho originálu: Soňa Kyselová, 4.r. FPM
Školiteľ a korektor: Ing. Velichová